RESENHA
Mauricio Barcellos AlmeidaI; Marta Eloisa Melgaço NevesI; Livia Marangon Duffles TeixeiraII
IProfessores da Escola de Ciência da Informação da UFMG
IIAluna de mestrado do PPG-CI da Escola de Ciência da Informação da UFMG
ALMEIDA, M. B.; NEVES, M.E.M.; TEIXEIRA, L. M.D. Análise arquivística e recomendações sobre documentos de arquivo do Estado de Minas Gerais. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais. 2007. 219p. Relatório.
A SEPLAG/MG-Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais vem empreendendo esforço significativo no sentido de melhorar as condições de funcionamento da máquina pública estadual. Nesse sentido, a Superintendência Central de Governança Eletrônica desenvolve avaliações que objetivam nortear o processo de investimento em áreas críticas. Alguns destes estudos são desenvolvidos em parceria com o Synergia-Laboratório de Engenharia de Software do DCC-Departamento de Ciência da Computação da UFMG. Ao longo desse trabalho conjunto tornou-se evidente a necessidade de desenvolvimento de um sistema informatizado e de procedimentos de controle para os documentos produzidos e acumulados pelas atividades administrativas da SEPLAG/MG. Dois professores da ECI-Escola de Ciência da Informação da UFMG passaram a integrar a equipe, e assim foram definidas diretrizes para elaboração de um projeto visando à introdução de ações práticas.
Tais diretrizes diziam respeito à forma de condução do projeto, o qual seria orientado por conceitos de gestão de documentos arquivísticos; e ao escopo de um projeto piloto, ou seja, a delimitação do conjunto de documentos que seriam tratados inicialmente. O escopo do projeto piloto foi definido a partir de três elementos principais: i) identificação de instâncias criticas, isto é, das funções que demandavam prioridade no que diz respeito ao controle de informação, processos de produção e trâmite de documentos: elegeram-se os documentos que atestam as atividades de aposentadoria para o projeto piloto; ii) atendimento a legislação vigente, em especial o instrumento, publicado em 2001 pelo CONARQ, denominado Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo as Atividades-Meio da Administração Pública, onde são contemplados Pessoal e Previdência, Assistência e Aposentadoria; iii) constatação de que, da forma como o processo vinha sendo executado, vislumbravam-se possibilidades expressivas de melhorias para o servidor e para Estado.
O projeto foi operacionalizado a partir de um sistema informatizado, a cargo do Synergia, e do projeto piloto, a cargo da ECI. Planejava-se generalizar a experiência obtida no projeto piloto em outros setores da administração pública estadual, de forma a desencadear uma melhoria global na gestão de documentos do Estado. As seguintes atividades foram previstas pela equipe da ECI:
Atividade 1: Relatório consolidado;
Atividade 2: Curso de capacitação dos funcionários da SEPLAG/MG;
Atividade 3: Orientação para elaboração de Plano de Classificação;
Atividade 4: Orientação para elaboração de Manual de Classificação;
Atividade 5: Acompanhamento da implementação do Manual de Classificação;
Atividade 6: Orientação para política de retenção e eliminação de documentos;
Atividade 7: Acompanhamento da elaboração de Tabelas de Temporalidade;
Atividade 8: Organização física de documentos de arquivo.
O trabalho em questão corresponde a Atividade 1: Relatório Consolidado, denominado Relatório Técnico: análise arquivística e recomendações sobre documentos de arquivo do Estado de Minas Gerais (projeto piloto com Processos de Aposentadoria). Como relatório, seu conteúdo abrange todas as fases do projeto, relatando os fatos e apresentando recomendações. O relatório está organizado em três fases: i) diagnósticos preliminares; ii) projeto piloto; iii) continuidade do projeto.
Tais fases estão descritas em seções do relatório: i) avaliações preliminares e legislação; ii) contexto da gestão de documentos na SEPLAG/MG; iii) diretrizes arquivísticas para a gestão de documentos, recomendações sobre as comissões para o projeto e para o Programa de Gestão de Documentos; iv) dados sobre a organização física de documentos e plano de ação emergencial; v) anexos com fotos dos depósitos de documentos e de documentos, lista de campos, modelos de formulários, especificação de sistema para o depósito, textos legislativos e glossários.
Datas de Publicação
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Publicação nesta coleção
19 Jan 2009 -
Data do Fascículo
Dez 2008
