Implementação da comunicação visual e procedimentos de conservação da obra Chemical Abstracts - Uma experiência da divisão de Biblioteca e documentação do conjunto das Químicas/USP

Visual comunication, conservation and maintenance of the "Chemical Abstracts" collection - An experiment performed by the document and library division of the chemical departament University of São Paulo

Chemical Abstracts; chemical education; maintenance of the collection

Implementação da comunicação visual e procedimentos de conservação da obra Chemical Abstracts - Uma experiência da divisão de Biblioteca e documentação do conjunto das Químicas/USP

Fátima Aparecida Colombo Paletta* e Edna Tiemi Yokoti Watanabe**

Instituto de Química - Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas - Universidade de São Paulo - CP 26078 - 05599-970 - São Paulo - SP

* [e-mail]

** [e-mail]

Recebido em 26/2/99; aceito em 8/4/99

Visual comunication, conservation and maintenance of the "Chemical Abstracts"collection - An experiment performed by the document and library division of the chemical departament University of São Paulo. This paper proposes a model for visual communication, conservation, and maintenance of the collection "Chemical Abstracts". It describes the various steps for its implementation and makes considerations about the whole reference work.

Keywords: Chemical Abstracts; chemical education; maintenance of the collection.

INTRODUÇÃO

O presente trabalho apresenta uma proposta de comunicação visual entre biblioteca e usuário para aquelas obras que são difíceis de manusear e localizar a informação, bem como, a sua guarda nas estantes.

A experiência foi realizada na Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas / Universidade de São Paulo com a obra de referência "Chemical Abstracts", que apesar da sua admirável organização pode confundir pela complexidade de sua estrutura e de seus índices.

Cabe ressaltar que a experiência poderá ser empregada em outras bibliotecas que apresentem obras com características semelhantes, fazendo-se pequenas adaptações.

Um projeto de comunicação visual não deve ter como objetivo a criação de propostas revolucionárias e, sim, a preocupação da objetividade e coerência da informação que deseja veicular.

Segundo Silva¹, a finalidade maior do sistema de sinalização deveria ser o de minimizar a frustração do usuário que busca os serviços disponíveis na biblioteca universitária. Os sentidos do ser humano devem ser estimulados, a fim de mostrar ao usuário o caminho mais curto, objetivo e direto para o objeto de suas necessidades.

Os sistemas de sinalização funcionam como um todo e não é a improvisação, que não obedece a uma estratégia definida, que vai fazer funcionar a comunicação entre organização e usuário. Devem-se utilizar critérios apropriados de modo a orientar, informar, direcionar, regulamentar, prevenir, proibir, identificar as áreas de interesse da comunidade e a disponibilidade da organização^2-5.

HISTÓRICO

A Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas da Universidade de São Paulo (USP), é integrada pelos acervos da Biblioteca da Faculdade de Ciências Farmacêuticas e Biblioteca do Instituto de Química desde 1965, ano de sua instalação na Cidade Universitária "Armando de Salles Oliveira". Agrega material bibliográfico nas áreas de Química, Ciências Farmacêuticas, Bioquímica e Engenharia Química. O propósito dessa integração foi a formação de uma Biblioteca setorial que passou a concentrar acervo de áreas de inter-relacionamento, utilizando com melhor rendimento as disponibilidades materiais com conseqüente racionalização de verbas.

Funcionando como centro de informação altamente especializado a Biblioteca do Conjunto das Químicas atende a grande público, assim categorizado: professores, alunos de graduação e pós-graduação, pesquisadores de indústrias químicas e farmacêuticas, laboratórios químicos e farmacêuticos e usuários em geral.

Desde 1981, com a criação do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi), é uma das bibliotecas participantes do mesmo para trabalhos em nível sistêmico e para os programas RUSP (Reitoria da Universidade de São Paulo) de aquisição de publicações e encadernação.

Em 1985, após aprovação de projeto junto ao CNPq/PADCT foi designada "Biblioteca Principal de Química e Engenharia Química do País". Nessa ocasião foram obtidos recursos para consolidação, informatização do acervo e instalação da rede local.

A partir de 1993 tornou-se posto de informação em Química - INFOQUIM.

As atividades atualmente desenvolvidas pela Biblioteca estão ligadas aos programas não só de ensino, como aos de pesquisa dando suporte bibliográfico para as áreas de química, engenharia química e ciências correlatas, através da prestação de serviços. Esses serviços são destinados, tanto à comunidade acadêmica local e nacional como também, à comunidade em geral.

O acervo⁶ atualmente é constituído de 30.457 livros, 2.290 teses, 11.200 microfichas, 31.016 volumes de periódicos encadernados, 169.000 (dado estimado por método de amostragem) fascículos desencadernados, 55.105 patentes (em forma de microficha) e 206 vídeos, que estão colocados à disposição dos usuários, pelo sistema de livre-acesso às estantes.

Dentre os serviços prestados destaca-se:

a) Empréstimo de livros e consulta local;

b) Comutação Bibliográfica em âmbito nacional e internacional;

c) Levantamentos bibliográficos on-line

d) Bases de Dados em CD-ROM.

e) Disseminação Seletiva da Informação.

JUSTIFICATIVA

O Chemical Abstracts é a obra de resumo mais abrangente, a nível internacional, para artigos de periódicos, artigos de revisão, livros, patentes, relatórios, anais de conferências e teses.

Para Lima⁷, a utilização do Chemical Abstracts - CA é praticamente indispensável aos alunos de pós-graduação e aos professores na elaboração de teses, pois permite identificar e localizar trabalhos sobre os mais diversos temas, possibilitando a constatação da originalidade da tese quando não localizadas referências a trabalhos similares.

O custo da assinatura anual do Chemical Abstracts (Print e CD-ROM) é de US$26,180 e o valor do útimo índice cumulativo publicado (Print e CD-ROM) é de US$43,000.

Considerando a existência de coleção altamente especializada e completa e, em decorrência da crescente demanda, principalmente por parte da comunidade acadêmica, é imperioso estabelecer e possibilitar a busca bibliográfica de forma ágil e segura^8-14.

A Biblioteca possui a coleção completa em papel, desde 1907, incluindo os índices decenais e qüinqüenais. A partir de 1996, foi adquirida a assinatura combinada em papel e em CD-ROM. (^{Anexo 1})

O Chemical Abstracts Collective Index são acumulações dos índices individuais de volumes do Chemical Abstracts abrangendo períodos de 5 a 10 anos. Índices de 10 anos foram publicados de 1907-1956. Os índices cumulativos de 5 anos foram publicados a partir de 1957.

A vantagem do uso desses índices é a grande economia de tempo na busca e a normalização da nomenclatura. (^{Anexo 2})

Quatro pontos essenciais devem ser observados no uso do Chemical Abstracts:

1) Use os índices acumulados, tanto quanto possível, para economizar tempo na pesquisa;

2) Para usar o General Subject Index e o Chemical Substance Index, sempre consulte o Index Guide antes;

3) Se possível use sempre os índices de autor, fórmula e patente em primeiro lugar, pois eles são mais fáceis do que os índices de assunto;

4) O Chemical Abstracts vem sendo publicado desde 1907. Para o período anterior use Beilstein ou Gmelin.

Consta no livro de presença (data, nome completo, instituição, endereço, assunto pesquisado, período, assinatura), colocado junto ao acervo do Chemical Abstracts, uma média de 9 usuários/dia, resultando em 2.430 consultas anuais.

Os dados apresentados baseiam-se no registro espontâneo do usuário, o que leva a crer que o número de consultas ao Chemical Abstracts seja superior ao mencionado.

O Gráfico 1 demonstra os dados dos últimos 5 anos por procedência de usuário; evidenciando considerável parcela de uso proveniente de instituições externas à USP.

Através de dados estatísticos verifica-se que no último ano, a Base de Dados mais acessada foi o Chemical Abstracts

Pelo Gráfico 2 podemos considerar que 94% das solicitações refere-se ao C.A., uma vez que, a Base REGISTRY é Base Complementar do C.A.

Tendo como objetivo primordial facilitar a busca e recuperação da informação àqueles usuários com pouca experiência na pesquisa da literatura química, em especial a obra de referência "Chemical Abstracts", a Biblioteca adotou um método^15-18 "Legenda de Cores" que minimizou o trabalho de identificação da obra. (^{Anexo 4})

Essa "Legenda de Cores" consistiu no estabelecimento de cores para os assuntos do Chemical Abstracts, sendo que cada índice (patent index, author index, fórmula index, abstracts, subject index, chemical substance index, index guide, index ring systems) corresponde a um tipo de cor estabelecida pela Biblioteca.

METODOLOGIA

Na realização deste serviço, foram adotados os seguintes procedimentos:

a) Coleção: Os volumes foram todos encadernados em couro (lombada e canto) e papel fantasia ou marmorizado.

b) Estante: Foi estabelecido ordem cronológica (ano, volume, fascículo).

c) Divisão: Cada volume foi separado, primeiramente por abstracts (resumos), author index, patent index, formula index, haic index, subject index, general subject index, chemical substance index, index guide, index ring systems, registry number index.

d) Cor: Foi estabelecido as cores para cada índice.

e) Pintura: Foi definido como padrão uma margem de 6 cm da lombada superior para pintura de acordo com a cor preestabelecida.

f) Numeração: Foi designado um número seqüencial e infinito.

g) Material: Foi estabelecido Tinta Esmalte Sintético Coralit auto brilho, pincéis, tinta nanquim, normógrafo. A partir de 1998, adotou-se a utilização do aplicativo WORD FOR WINDOWS, que dispõe de recursos para emissão de etiquetas coloridas.

h) Subdivisão de volume: No caso de subdivisão de volume quando a numeração não pode se expandir, dividiu-se em A, B, C, D...(^{Anexo 3})

i) Collective Index: Para Chemical Abstracts Collective Index foi definido uma margem de 1 cm da lombada superior de acordo com a cor preestabelecida e não foi utilizado nenhuma numeração.

j) Ordenação: Os volumes são recolocados nas estantes seguindo a ordem numérica crescente, definida anteriormente. (^{Anexo 4})

CAMPANHA EDUCATIVA

Pensar em um meio que facilitasse a recuperação da informação na obra Chemical Abstracts, após a criação do sistema "Legenda de Cores", foi a próxima etapa a ser enfrentada.

A solução encontrada foi a criação de cartazes que orientassem os usuários como consultar a obra, o significado da legenda, bem como, informações de retirada e guarda do material, uma vez que, é o próprio usuário quem guarda o material. (^{Anexo 5} e ⁶)

Apesar dos cartazes, a biblioteca conta ainda com constante orientação de bibliotecários de referência para explicação da obra, em eventuais dúvidas, pois o método utilizado é apenas um suporte que facilita o dia-a-dia do profissional envolvido, não o substituindo na íntegra^19-22.

Gigante²³ explica que se o usuário não tem o devido treinamento, perderá tempo. O usuário, perdendo tempo, mas necessitando da informação, buscará pelo bibliotecário que aí também perderá tempo. O bibliotecário certamente encontrará a obra, mas poderia estar produzindo muito mais, se o usuário tivesse à sua disposição toda uma estrutura que permitisse o seu auto-serviço.

MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO

A coleção existente na Biblioteca do Conjunto das Químicas é colocada em sala especialmente a ela designada de aproximadamente 90m² e é consultada por usuários em geral: docentes, alunos de graduação e pós-graduação, pesquisadores e profissionais da área.

Devido ao alto custo da obra e pela gramatura do papel, a Comissão de Biblioteca proibiu a sua reprodução.

Com a participação em projetos (FAPESP) no ano de 1994, a Biblioteca adquiriu verba para reencadernação de parte da coleção, uma vez que, há insuficiência de recursos para atender a real necessidade e é dada prioridade a encadernação de fascículos novos.

Foi instalado na Biblioteca um sistema de segurança "3M MOD.3801" e um circuito de TV "monitor VS-24416R PHILIPS e monitor escravo VS-44405R PHILIPS" com 2 câmeras, gerando com isso segurança para preservação do acervo.

A limpeza dos volumes é feita a cada 6 meses, seguindo os procedimentos de acordo com as orientações de Lucas e Seripieri²⁴.

A obra é avaliada constantemente pelos bibliotecários para verificar o estado de conservação e a necessidade de restauro ou reencadernação.

CONCLUSÃO

Com a implantação do sistema "Legenda de Cores", concluiu-se que, houve melhora no atendimento tornando-o ágil e eficiente, sendo que as medidas adotadas atingiram maior satisfação do usuário em relação a busca da informação.

Houve independência do usuário para manuseio da coleção, sendo solicitado a participação do bibliotecário de referência em eventuais dúvidas.

A campanha educativa implantada levou a diminuição da quantidade de material danificado e, posteriormente, as páginas faltantes foram repostas pela Biblioteca.

Com base nesta experiência foi adotado o mesmo procedimento de sinalização para outras grandes coleções de referência, com o objetivo de facilitar o trabalho dos funcionários que constantemente sentiam dificuldade na guarda do material .

A adoção de novos procedimentos e a utilização de outros suportes (CD-ROM e Bases de Dados) reforçaram a conservação e manutenção da coleção do Chemical Abstracts, tendo em vista o uso constante do material.

O patrimônio cultural será preservado e mantido se houver conscientização do usuário sobre a importância de respeitar a sua cultura, manifesta em suportes físicos, neste caso específico, do material bibliográfico "Chemical Abstracts".

AGRADECIMENTOS

Agradecemos a colaboração e o apoio recebido pelo Diretor do Instituto de Química Prof. Dr. Paulo Sérgio Santos e, em especial às diretoras técnicas Raquel M. Giancolli Sturlini e Élyde M. de Campos da Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas e Inês Maria de Moraes Imperatriz diretora da Divisão de Tratamento da Informação do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo ­ SIBi/USP.

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• 3. Lima, J. A.; 9 Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, PUCPR, Curitiba, 1996.
• 4. Mengatto, A. P.; 9 Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, PUCPR, Curitiba, 1996.
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Anexo 5

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3

Anexo 4

6

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  14 Out 2000
• Data do Fascículo
  Abr 2000

Histórico

• Recebido
  26 Fev 1999
• Aceito
  08 Abr 1999