Araújo, Wánderson Cássio Oliveira; Silva, Edna Lúcia da; Varvakis, Gregório

doi:10.1590/1981-5344/2601

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Perspectivas em Ciência da Informação

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Sumário

Articles • Perspect. ciênc. inf. 22 (01) • Jan-Mar 2017 • https://doi.org/10.1590/1981-5344/2601 copy

Flow information in innovation projects: study in three organizations

Authorship SCIMAGO INSTITUTIONS RANKINGS

ABSTRACT

Information flows are responsible for search, selection, treatment, storage, dissemination and use of information necessary to organizational processes that result in value-added knowledge to the needs of innovation projects. Analyzed the flow of information on innovation projects in tactical and strategic level. We used the exploratory and descriptive research of qualitative approach with technical procedures characterized by multiple case study. The locus of the research was composed of a for-profit organization, a foundation nonprofit and a research project of IHE. Data collection was performed in two stages using the following research instruments: (i) interview with the strategic level; (ii) questionnaire to the tactical level of the project. Eight research variables were used for the analysis, divided into the dimensions (i) elements: actors, channels, information and technology resources; and (ii) aspects: requirements, determining selection and use, and speed barriers. It was confirmed that the information flow is crucial process for establishing knowledge in the study designs. This process is dynamic and influenced by the peculiarities of the projects. Proper management of information flow is desirable for effective project success and maximize results of the informational point of view.

Keywords:
Information management; Information flows; Communication channels; Information sources; Innovation.

ORGANIZAÇÃO	ATUAÇÃO	ENTREVISTA NÍVEL ESTRATÉGICO	QUESTIONÁRIO NÍVEL TÁTICO
Organização 1	Empresa privada com fins lucrativos com atuação no setor de tecnologia da informação.	1 Diretor Executivo	1 Diretor de Operações
Organização 2	Empresa privada sem fins lucrativos caracterizada como fundação com atuação no setor de projetos na área de iluminação.	1 Diretor Executivo	1 Coordenador de Área 1 Engenheiro de Desenvolvimento
Organização 3	Projeto de pesquisa, em Universidade Federal, vinculado à Programa de Pós-graduação nível sete com atuação na área de mecânica.	1 Diretor de Projeto de Pesquisa	2 Alunos de pós-graduação em nível de Doutorado

DIMENSÕES	CATEGORIAS DE ANÁLISE	CONCEITO	AUTORES
Elementos	Atores	Todos os envolvidos no fluxo de informação, e nas atividades inerentes ao fluxo, e que, de alguma forma, são responsáveis para que o fluxo ocorra.	LEWIN (1947); ALLEN (1977); BROWN (1979); KREMER (1981); DAVENPORT; PRUSAK (1998); LE COADIC (2004); VAZ (2004); ORGANISATION FOR ECONOMIC CO-OPERATION AND DEVELOPMENT (2005); CHOO (2006); ALMEIDA (2008); SILVA; LOPES (2011)
	Canais de informação	Responsáveis por suporte à transmissão de informações no processo de comunicação.	LE COADIC (1996); CALVA GONZALEZ (2004); SILVA; MENEZES (2005); CHOO (2006); FUJINO (2007); ALVES; BARBOSA (2010); GARCIA; FADEL (2010); MATA; CASARIN (2010)
	Fontes de informação	Insumo para a obtenção dos mais variados tipos de informação que darão suporte para as atividades que o fluxo de informação está inserido.	KAYNE (1995); BARBOSA (1997); CAMPELO (2000); AMARA; LANDRY (2005); DIAS (2005); BEAL (2009); CHOO (2006); QUEYRAS; QUONIAM (2006); INSTITUTO BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATÍSTICA (2010); RODRIGUES; BLATTMANN (2011)
	Tecnologia da informação e comunicação	Suporte para que as operações do fluxo aconteçam de forma exequível.	MCGEE; PRUSAK (1994); BARBOSA (1997); DAVENPORT; PRUSAK (1998); CASTELLS (2005); BRANDÃO (2006); BEAL (2009); PORTER; MILLAR (2009); MATA; CASARIN (2010); MOLINA (2010); MEYER; MARION (2013)
Aspectos de Influência	Barreiras de acesso à informação	Entraves ocasionalmente encontrados no caminho que a informação deve percorrer.	STAREC (2002); ALVES; BARBOSA (2010); SOUSA; AMARAL (2012); VALENTIM (2012)
	Determinantes de escolha e uso	Aspectos que interferem na escolha da fonte e do uso da informação.	KWASITSU (2003); CHOO (2006); BEAL (2009); CAVALCANTE; VALENTIM (2010); DETLOR (2010)
	Necessidades de informação	Fator responsável pelo início do processo e do fluxo de informação.	BETTIOL (1990); LE COADIC (1996); CHOO (2003); CALVA GONZALEZ (2004); MARTINEZ-SILVEIRA; ODDONE (2007); BEAL (2009); FADEL et al (2010); MATTA (2010)
	Velocidade de recuperação	Tempo de resposta entre a necessidade da informação e a resposta obtida.	SCHLEYER (1982); PORTER (1989); DAVENPORT; PRUSAK (1998); DEWETT; JONES (2001); PRAHALAD; HAMEL (2005); QUEYRAS; QUONIAM (2006); DETLOR (2010); GRÁCIO; FADEL (2010)

ORGANIZAÇÃO 1
Categoria de Análise	Nível Estratégico	Nível Tático
Atores	As pessoas envolvidas no projeto não estão habilitadas para repassar informações para os demais colegas. Não existe uma pessoa que detenha todas as informações de um projeto, mas "o cara que tem mais experiência no setor é quem vai ser o mais consultado", considerando que "o conhecimento está difuso [...] elas não vão saber de tudo, mas elas vão saber que o fulano é que cuida mais disso e o ciclano mais daquilo". Atores externos são consultados quando acontece um entrave que necessite de informações para ser resolvido.	Todos os projetos de inovação precisam contar com o apoio informacional de uma pessoa específica na organização e essa condição possibilitará o bom andamento de todos os projetos da organização.
Necessidades de informação	A maior motivação para a busca de informações, em um projeto de inovação, é a melhoria dos processos, pois "hoje a gente tem esse grande motivador que é conseguir melhorar essa cadeia para permitir que as coisas possam ser minimamente melhor distribuídas".	As necessidades de informação são diversas e tem por objetivo alcançar os objetivos do projeto. Destaca-se que aumentar a reputação entre colegas da organização raramente gera uma necessidade de informação, mas tem influência nula nas necessidades informacionais.
Canais de comunicação	A organização dispõe de um grande universo de possibilidades tecnológicas para comunicação, mas a melhor forma de se trocar informações é a via face a face, pois "as pessoas precisam conversar para ter o mínimo de interação para inovar".	A utilização de diversos canais em nível pessoal (reuniões informais, telefone e videoconferência) são totalmente adequados e utilizados em todos os projetos de inovação, mas as reuniões formais, mesmo utilizados frequentemente, são adequados somente para determinados projetos
Fontes de informação	"[...] hoje a gente adotou a Wiki por que a gente acredita ainda que é melhor para a recuperação de alguma informação ou para se ter minimamente um processo estruturado [...] a Wiki tem uma dinâmica, permite ir lá editar, compor conteúdo, crescer com conteúdo a gente tem acreditado bastante nessa ferramenta. Ela tem sido usada bastante pela gente."	As equipes internas da organização e os clientes são fontes de informação utilizadas em todos os projetos. Informações acadêmicas são frequentemente utilizadas, mas não é possível aferir sua adequação como insumo para o projeto.
Determinantes de escolha e uso	O suporte que se encontra a informação é irrelevante para sua escolha e uso. O que realmente importa no projeto é a qualidade e a confiabilidade da informação utilizada.	A periodicidade, atualidade e confiança na informação são critérios e determinam a escolha e o uso da informação em todos os projetos da organização.
Barreiras	Falta de alinhamento entre os conhecimentos individuais dos colaboradores do projeto, é uma barreira ao fluxo de informação, uma vez que, ao receber uma informação não passível de absorção ou percepção de seu valor resulta em prejuízos na sua aplicação efetiva no projeto.	Questões financeiras e questões relativas ao cronograma dos projetos são indicadas como barreiras que aparecem em todos os projetos de inovação. Não é possível identificar o quanto o excesso de informações influencia no projeto.
Velocidade de recuperação	A velocidade com que se recupera a informação é decorrente de falhas de indexação, pois informações indexadas inadequadamente resultam em maior tempo de resposta para sua recuperação	Nem sempre informações necessárias chegam em tempo hábil, embora, a velocidade de entrega das informações solicitadas influencie frequentemente nas atividades do projeto. No entanto, raramente isso prejudica o sucesso do projeto.
Tecnologia da informação e da Comunicação	A "tecnologia da informação é meio" e não fim para as atividades, pois "o digital serve como referência, ajuda quando você tem que ter, mas nada, pelo menos no nosso caso, nada substitui uma conferência, uma reunião, um telefonema.".	A TIC é frequentemente utilizada no processo de apropriação e uso da informação no projeto de inovação

ORGANIZAÇÃO 2
Categoria de Análise	Nível Estratégico	Nível Tático
Atores	Cada indivíduo sabe seu papel no projeto e os demais sabem quem possui determinadas informações sendo a aquisição dessas informações facilitada pelos diversos canais de comunicação disponíveis. Atores externos são utilizados para obtenção de conhecimentos que a organização não dispõe e possam ser utilizados no projeto.	É necessária a consulta a uma pessoa específica na organização, para obter informações, em todos os projetos de inovação, sendo que, essa consulta influencia no bom andamento de todos os projetos.
Necessidades de informação	As necessidades de informação são influenciadas pelo objetivo em si, assim depende "da meta do projeto que você colocou que tem uma condição, contorno, prazo, preço, custos, enfim. E o desafio tecnológico. Acho que todo esse contexto é que gera motivação. Motivação aqui pode ser da pessoa que vê isso como motivação ou vê isso como pressão. Depende da forma como você vê a cenoura.	Determinar características e/ou especificações de um produto, estabelecer posição competitiva e, por fim, estimar custos de um projeto são necessidades informacionais em todos os projetos de inovação e exercem influência na busca informacional em todos os projetos de inovação. Aumentar a reputação entre os colegas da organização não é uma necessidade informacional.
Canais de comunicação	"Não bateria uma sentença em uma forma única [...] o importante é que no fechamento [...] você tenha uma maneira estruturada e que essa maneira estruturada, sistematizada permita no final um legado para quem vai trabalhar nos próximos projetos.".	Vários canais de comunicação são utilizados para atender as necessidades do projeto. Não foi encontrado um consenso entre a frequência e a relevância nas respostas dos respondentes.
Fontes de informação	São gerados documentos padronizados com finalidade de registrar as informações do projeto servindo como um guia para o projeto, bem como uma referência informacional para os demais colaboradores.	A maioria das fontes de informação são utilizadas levando em consideração projetos específicos. O marketing pessoal, a pesquisa e ao desenvolvimento de pessoas, as agências estaduais e laboratórios de pesquisa não são utilizadas e não é possível aferir a importância dessas fontes de informação.
Determinantes de escolha e uso	É necessário ter diferentes formas de transmitir e acessar a informação, pois esse é um processo variável o que leva ao fato das informações do processo não seguirem um padrão ou rigidez para sua escolha e uso.	O grau de frequência de uso e relevância de determinantes é variável. Um dos respondentes considera que a periodicidade contínua e ininterrupta da informação não é relevante e não influência no projeto.
Barreiras	A ignorância é uma barreira para a aquisição da informação, pois "você achar que seu problema está solucionado ou que já tem uma resposta conforme o seu paradigma, essa é a maior barreira". O desconhecimento é apontado como uma barreira para compartilhar conhecimentos, pois "é aquela história do 'nem sabia', esse é o maior impedimento. Esse impedimento não é ao acaso. Esse impedimento é cultural na organização, se ela é uma organização que não se estrutura, que não tem uma sistemática de projeto naturalmente isso vai acontecer e é uma barreira".	Não foi identificado um consenso nas respostas dos respondentes. Enquanto um respondente considera várias barreiras como impedimento para o fluxo de informação, o outro respondente minimiza seus impactos para o projeto em questão.
Velocidade de recuperação	A velocidade de busca só é relevante na fase anterior a conclusão do projeto que está sendo executado, pois todas as informações necessárias são coletadas na fase de planejamento. A recuperação da informação deve levar mais em consideração a relevância da informação para o projeto do que a atualidade da informação em si.	Sempre as informações necessárias ao projeto de inovação chegam em tempo hábil. A velocidade de entrega das informações que são solicitadas sempre se apresenta como um fator de influência. Nunca a demora na entrega de uma informação solicitada comprometeu o sucesso de um projeto. O tempo de entrega de uma informação sempre está diretamente relacionado com o sucesso de um projeto
Tecnologia da informação e da Comunicação	Mesmo com o uso do repositório, as relações pessoais são importantes para a troca de informações entre os colaboradores, pois "o corredor é importante, o cafezinho é importante, as reuniões formais para trocas de informações também são importantes.".	A TIC é fator importante para apropriação e o uso de informações em todos os projetos de inovação, bem como, exercem influência em todos os projetos de inovação.

ORGANIZAÇÃO 3
Categoria de Análise	Nível Estratégico	Nível Tático
Atores	Existe uma pessoa na organização que detém todas as informações referentes ao projeto em desenvolvimento e esse alguém resolve as dúvidas sobre o projeto. Todos os envolvidos têm essa pessoa como aquela que detém os conhecimentos necessários para que o projeto de inovação funcione. O projeto busca atores externos para adquirir informações que supram as necessidades informacionais em situações específicas. Nem todos os atores envolvidos no projeto estão capacitados para repassar informações.	O uso de atores externos ao projeto é frequentemente utilizado pelos colaboradores do projeto. Essa ação possibilita que aconteça o bom andamento das atividades.
Necessidades de informação	As necessidades de informação são motivadas pela necessidade de desenhar o projeto de inovação.	As necessidades de informação são variáveis e se apresentam com níveis diferentes de frequência e relevância. Os respondentes afirmam que descobrir exigências dos consumidores e estabelecer posição competitiva não se aplica ao projeto da Organização 3
Canais de comunicação	As reuniões são a melhor forma de repassar informações, pois "está todo mundo próximo".	O projeto utiliza diversos canais para efetivar a comunicação entre os colaboradores. Destaca-se que os comunicadores instantâneos via celular não são utilizadas, pois não se mostram adequadas para tal fim no projeto.
Fontes de informação	Existe a disposição do projeto fontes provenientes de diversas esferas que suprem as necessidades de informação do projeto em desenvolvimento. "Na universidade, com certeza, o portal Capes, por exemplo, internamente aqui no grupo [...] o aplicativo dropbox permite que se compartilhe informações.". A produção de materiais informacionais internos restringe-se aos artigos, dissertações e teses produzidas pelos envolvidos no projeto. Algum outro tipo de documento informacional só é produzido "para uma apresentação para alguma empresa que venha de fora a gente coloca em forma de apresentação. Quando o relatório é necessário, a gente faz o relatório".	As fontes de informação utilizadas no projeto se restringem, quase em sua totalidade, às de caráter acadêmico. As fontes de informação externas não são valorizadas como possíveis insumos para se atingir os objetivos da organização.
Determinantes de escolha e uso	"O conteúdo é mais importante que qualquer outra coisa" para se determinar como escolher e utilizar uma informação. A tomada de decisões tendo como base o uso de informações especializadas, nesse projeto, possui frequência "zero, porque é uma coisa que está em desenvolvimento ainda, mas em outro projeto pode ter toda importância".	A acessibilidade da informação, qualidade técnica/científica da informação e a confiança na informação são determinantes de escolha e uso da informação em todos os projetos de inovação e, consequentemente, influenciam no fluxo de informação de todos os projetos de inovação
Barreiras	A maior barreira para conseguir informação é a "[...] indisponibilidade por parte da outra fonte, da fonte de informação. A informação realmente não está disponível. Tá sendo desenvolvida, por exemplo, por outro grupo e eles não divulgaram ainda, não publicaram. A gente imagina que estejam fazendo, mas ainda não saiu nada", no entanto essa barreira não influencia nas atividades de desenvolvimento do projeto de inovação.	As barreias foram desconsideradas quase em sua totalidade como relevantes para impedir ou reduzir o fluxo de informação. Sendo que as barreiras referentes ao vocabulário (jargão/terminologia), TIC obsoletas ou insuficientes para esse fim e material insuficiente e/ou desatualizado não aparecem e não influenciam no bom funcionamento do fluxo.
Velocidade de recuperação	A velocidade de informação só é relevante durante o planejamento do projeto, pois "[...] num curto espaço de tempo isso não vai alterar o que a gente tá fazendo por que não tem como". O uso de novas informações durante o desenvolvimento do projeto não é desejável, pois todas as informações necessárias foram coletadas, com meses de antecedência para o planejamento.	A velocidade de entrega de informações, para o projeto, influencia em suas atividades somente em projetos específicos, bem como, somente em projetos específicos o tempo de entrega da informação é fator relevante para o sucesso do projeto.
Tecnologia da informação e da comunicação	A busca de informação é realizada via meios tecnológicos. O entrevistado acredita que se utilizar "de tudo um pouco" é o ideal para tal finalidade. O armazenamento da informação é feito utilizando armazenamento em nuvem e em servidores na própria IES, e, por fim, o e-mail seria a melhor forma de repassar informações para os colaboradores.	A TIC tem seu papel indicado como de forma variável, mas seu uso se apresenta como sendo presente no projeto como um todo.

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